Automatice los procesos de sus subcontratistas

A medida que los mercados de construcción en todo el país escasean, los constructores de todas partes están en busca de maneras para mejorar su balance final. Una manera cada vez más popular de lograr esto es a través de la automatización de sus procesos administrativos de construcción.

Al usar una computadora para registrar cosas como solicitudes de subcontratistas, órdenes de compra, órdenes de cambio, progreso de obras y facturas, los constructores pueden construir más casas y hacer más dinero.

“La mayor ventaja de utilizar correctamente el software administrativo para construcción es la posibilidad de reducir los tiempos del ciclo”, afirma Maggie Geoffroy, presidenta del proveedor de software Construction Data Control Inc. “El aumento que pueden ver en sus utilidades es considerable”.

Software como el que brinda CDCI, ACU-Tech Systems, Tractivity y BuilderBuddy pueden hacer todo lo siguiente o parte de ello: Programar órdenes de trabajo con alcances claros de trabajo para cada trabajador, crear programaciones de obra automáticamente a partir de las órdenes de compra, actualizar y enviar programaciones por correo electrónico o fax a los trabajadores semanalmente y una vez que su supervisor o gerente de campo advierta que el trabajo se ha realizado, las órdenes de trabajo se transforman en facturas con los pagos enviados automáticamente las diferentes especialidades laborales dentro del proyecto en cuestión de días.

Lo que la automatización puede hacer por usted
Cypress Homes, un constructor de viviendas en pequeña escala en el suroeste de Florida, adoptó un proyecto de automatización hace poco más de dos años y Brad Ervans, Director de Operaciones, sólo ha recibido críticas favorables hasta ahora. “Tuvimos muchas cuestiones de redundancia antes de la automatización”, dijo Ervans. “Atendíamos muchas llamadas de nuestra gente en el campo y personal acerca de las mismas programaciones y órdenes de compra y de cambio. Ahora cada vez que se introduce al sistema una de ellas, se le envía a todos al mismo tiempo. Ahora sólo tenemos un punto de entrada y error, lo que acorta el tiempo y elimina errores de manera significativa.

Ervans menciona que la plataforma de su software (proporcionada por CDCI) ha hecho tan eficientes sus procesos de construcción, que sus tiempos del ciclo se han reducido de 110 a 125 días por vivienda y sus utilidades brutas han aumentado de 19 a 27 por ciento. Un beneficio adicional a este proceso eficiente es que sus programaciones ahora están tan organizadas que pueden trabajar con los trabajadores y proveedores para comprar material y contratar mano de obra con mucha anticipación a precios fijos. Estos precios fijos de compra por lo general les ahorran a los constructores mucho dinero.

Según Geoffroy, los sistemas como estos no necesitan más personal, de hecho pueden reducir su mano de obra indirecta. “Puedes eliminar puestos innecesarios en la oficina o lograr que esa persona invierta su tiempo en cosas más importantes para las que quizá hayas contratado a otra persona”, afirma Geoffroy.

Lo que usted tiene qué hacer
Ya sea que elija un sencillo programa automatizado de pagos o una plataforma completamente integrada para su empresa, el proceso requerirá algo de trabajo de su parte. Primero, Ervans recomienda que investigue muchas diferentes tecnologías de modo que no obtenga muy poco o demasiado. “Investigamos mucho antes de encontrar la plataforma correcta que no fuera obsoleta en unos años y que pudiéramos expandir conforme nuestras necesidades aumentaran”, explica.

Una vez que reduce sus opciones, necesitará comunicarse no sólo con sus propios empleados para recibir retroalimentación, sino también con sus comerciantes y posiblemente con sus vendedores. Inicialmente puede toparse con alguna resistencia, como lo menciona Ervans, ya que la gente tiende a ver la nueva tecnología como más trabajo para ellos. Pero tanto él como Geoffroy dicen que si los integran al proceso pronto y les muestran los aspectos en ahorro de tiempo, rápidamente se convencen.

“Parece muy desalentador para muchos subcontratistas que nunca usan una computadora en su negocio”, afirma Geoffroy. “Pero al incorporarlos al proceso y obtener su retroalimentación y luego explicarles que se les pagará más rápido sin tener qué enviar una factura, entonces se sienten mucho más cómodos”.

Y puede que sus subcontratistas ni siquiera necesiten tener su propia computadora. Muchos softwares no necesitan una computadora con mucha potencia y una conexión rápida a Internet. Los comerciantes pueden introducir los datos en la computadora portátil del supervisor o el gerente de campo y enviarlos a través de una conexión inalámbrica o por teléfono.

El proceso
No espere que su sistema automatizado quede listo y funcionando de la noche a la mañana, pero tampoco tema una curva de aprendizaje larga y ardua. Geoffroy menciona que según las necesidades de su empresa y qué tan buenos sean sus procesos actualmente, puede adquirir un sistema entre $10,000  y $60,000 o más, incluyendo apoyo con la implementación.

“Puede tomar tan poco como de dos a seis meses para realmente echar a andar las cosas con todos los participantes”, señala Geoffroy.

Ervans dice que Cypress Homes gastó un poco más y tardó unos 14 meses en llegar a un punto cómodo, pero tienen un sistema operativo que es escalable y que crece con la empresa y planearon una inversión grande desde el principio.

“Gastamos más de $320,000, incluyendo toda la investigación preliminar y los consultores posteriores que contratamos, pero ha valido la pena desde el inicio”, dijo. “Es vital para nuestro crecimiento. El año pasado concluimos 42 casas y este año esperamos concluir más de 70—y con márgenes más altos”.